1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Maja Janicka, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą pod nazwą Maja Janicka Bliżej Psyche, NIP: 9512225557. Adres korespondencyjny: Al. Solidarności 78/101, 00-145 Warszawa.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych: recepcja@blizejpsyche.pl.

2. Zakres polityki

Polityka dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z:

  • korzystaniem ze strony internetowej www.blizejpsyche.pl;
  • kontaktem telefonicznym i za pośrednictwem poczty elektronicznej;
  • uzgadnianiem i prowadzeniem psychoterapii oraz konsultacji dla osób dorosłych;
  • prowadzeniem roboczych notatek związanych z sesjami;
  • rozliczeniami, płatnościami i wystawianiem faktur;
  • korzystaniem z narzędzi informatycznych niezbędnych do prowadzenia strony i sesji online.

Administrator nie prowadzi za pośrednictwem strony internetowej formularza kontaktowego. Sesje online odbywają się na żywo z wykorzystaniem platformy Doxy.me i nie są nagrywane przez Administratora.

3. Jakie dane są przetwarzane?

W zależności od rodzaju kontaktu Administrator może przetwarzać:

  1. Dane osób odwiedzających stronę: dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, np. adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, informacje o odwiedzinach i aktywności na stronie – w zakresie, w jakim są gromadzone przez stronę, hosting lub używane narzędzia statystyczne.
  2. Dane kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz informacje przekazane w wiadomości lub podczas rozmowy.
  3. Dane związane ze współpracą: informacje potrzebne do ustalenia terminu, organizacji i realizacji sesji, a także do kontaktu organizacyjnego.
  4. Dane rozliczeniowe: dane nadawcy przelewu, informacje o płatnościach oraz dane wymagane do wystawienia faktury, w tym imię, nazwisko i adres nabywcy.
  5. Dane dotyczące zdrowia: informacje ujawniane przez klienta podczas sesji, które mogą dotyczyć jego samopoczucia psychicznego, emocji, trudności życiowych, relacji, doświadczeń lub innych danych związanych ze zdrowiem psychicznym.
  6. Informacje w notatkach roboczych: informacje wykorzystywane przez Administratora na potrzeby własnej pracy związanej z sesjami, w zakresie opisanym poniżej.

Administrator nie prosi o przekazywanie danych, które nie są potrzebne do danego celu. Zaznacza również o nieprzekazywanie informacji o zdrowiu za pośrednictwem poczty elektronicznej.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym RODO.

4.1. Kontakt i uzgadnianie współpracy

Dane przekazane w celu uzyskania informacji o usługach, ustalenia terminu lub uzgodnienia warunków współpracy są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i podjęcia działań przed zawarciem umowy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt dotyczy działań podejmowanych na żądanie osoby przed zawarciem umowy; w pozostałym zakresie — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań.

4.2. Prowadzenie sesji i konsultacji

Dane osobowe niezbędne do uzgodnienia i realizacji sesji są przetwarzane w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy oraz jej wykonania, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Warunki współpracy, w tym zasady świadczenia usługi, są omawiane i uzgadniane ustnie pomiędzy Administratorem (psychoterapeutą) a klientem.

Przed rozpoczęciem usługi klient jest informowany o zasadach przetwarzania danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia, celach i zakresie ich przetwarzania oraz przysługujących mu prawach. Informacje te zawarte są w niniejszej Polityce prywatności, udostępnianej klientowi. Dane dotyczące zdrowia, które mogą pojawiać się w rozmowach podczas sesji, są przetwarzane na podstawie wyraźnej zgody klienta, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO, w zakresie określonym podczas informowania klienta o przetwarzaniu danych. Zgoda może zostać udzielona ustnie. Administrator (psychoterapeuta) odnotowuje fakt jej uzyskania, datę oraz zakres zgody w sposób umożliwiający wykazanie, że klient został poinformowany i wyraził zgodę na określone przetwarzanie danych.

Klient może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody psychoterapeuta zaprzestanie przetwarzania danych dotyczących zdrowia w zakresie, w którym nie istnieje inna podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania.

4.3. Notatki robocze

Administrator (psychoterapeuta) może sporządzać robocze notatki związane z sesjami w celu wspierania własnej pracy terapeutycznej. Notatki nie muszą być prowadzone w każdym przypadku, ich sporządzanie zależy wyłącznie od potrzeb Administratora (psychoterapeuty). Administrator (psychoterapeuta) nie ma również obowiązku ich przechowywania, notatki mogą być usuwane po wykonanej usłudze (po sesji).

Notatki nie są dokumentacją medyczną prowadzoną przez podmiot leczniczy. Administrator nie ma obowiązku ich sporządzać, nie prowadzi ich również na ich podstawie formalnej dokumentacji medycznej. Notatki mają charakter anonimowy – nie zawierają danych identyfikujących klienta, takich jak dane personalne czy kontaktowe.

4.4. Płatności i faktury

Dane dotyczące płatności oraz dane niezbędne do wystawiania i przechowywania faktur są przetwarzane w celu realizacji rozliczeń oraz wypełnienia obowiązków podatkowych i rachunkowych.

Podstawy prawne:

  • art. 6 ust. 1 lit. b RODO — w zakresie rozliczeń wynikających z umowy;
  • art. 6 ust. 1 lit. c RODO — w zakresie obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i rachunkowego.

Dokumenty księgowe mogą być przekazywane księgowej obsługującej działalność Administratora, w zakresie niezbędnym do wykonania jej obowiązków na podstawie odrębnej umowy.

4.5. Bezpieczeństwo, ustalanie i dochodzenie roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa strony i systemów informatycznych, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz wykazania prawidłowości działania Administratora.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora, o ile nie przeważają nad nim prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

4.6. Statystyki strony internetowej

Strona może korzystać z narzędzi rejestrujących statystyki odwiedzin, takie jak liczba wejść, liczba użytkowników i liczba odsłon.

W zakresie, w jakim dane statystyczne stanowią dane osobowe, mogą być przetwarzane w celu analizy funkcjonowania i poprawy strony, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, jeśli jest to właściwe dla danego narzędzia i sposobu jego konfiguracji.

Jeżeli narzędzie wykorzystuje pliki cookies lub podobne technologie wymagające uprzedniej zgody użytkownika, Administrator zapewni możliwość dokonania wyboru przed ich uruchomieniem. Zgoda na dostęp do informacji przechowywanych w urządzeniu końcowym jest odrębna od podstawy przetwarzania danych osobowych na gruncie RODO.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale niektóre dane są niezbędne do udzielenia odpowiedzi, umówienia lub przeprowadzenia sesji albo wystawienia faktury.

Niepodanie danych wymaganych do określonego celu może uniemożliwić realizację tego celu, np. ustalenie terminu, wykonanie umowy lub wystawienie faktury.

Podanie danych dotyczących zdrowia nie powinno być uznawane za obowiązek wynikający wyłącznie z zawarcia umowy. Ich przetwarzanie odnosi się do odrębnej podstawy prawnej zgodnie z art. 9 RODO.

6. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców, w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów:

  • dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i infrastruktury strony, w tym Zenbox, WordPress;
  • dostawca platformy do sesji online — Doxy.me;
  • dostawcy aplikacji i usług informatycznych wykorzystywanych do sporządzania i przechowywania notatek;
  • księgowa lub biuro rachunkowe obsługujące działalność;
  • dostawcy narzędzi statystycznych, jeżeli są używane;
  • uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora powinny działać na podstawie odpowiednich ustaleń dotyczących przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO, jeżeli przepis ten ma zastosowanie.

Administrator nie sprzedaje danych osobowych.

7. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa.

W szczególności:

  • korespondencja i zapytania – przez okres potrzebny do udzielenia odpowiedzi i zakończenia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony przed roszczeniami, jeżeli istnieje taka potrzeba;
  • dane związane z realizacją sesji – przez okres trwania współpracy oraz przez okres uzasadniony celem przetwarzania i ewentualną potrzebą ustalenia lub obrony przed roszczeniami;
  • notatki robocze – przez okres, w którym są niezbędne do celu, dla którego zostały sporządzone, z uwzględnieniem zgody i zasad jej wycofania; po ustaniu tego celu zostaną usunięte, chyba że istnieje odrębna podstawa dalszego przechowywania;
  • faktury i dokumenty księgowe – przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe;
  • dane techniczne i statystyczne – przez okres określony przez dostawcę danego narzędzia lub do czasu, gdy dalsze przechowywanie nie jest już potrzebne do wskazanego celu.

Administrator określa okresy przechowywania notatek oraz danych technicznych i stosuje je konsekwentnie, usuwając dane po ustaniu celu ich przechowywania, z uwzględnieniem ewentualnych obowiązków prawnych.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych przez RODO każdej osobie przysługują następujące prawa:

  • prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii — art. 15 RODO;
  • prawo do sprostowania danych — art. 16 RODO;
  • prawo do usunięcia danych — art. 17 RODO;
  • prawo do ograniczenia przetwarzania — art. 18 RODO;
  • prawo do przenoszenia danych, jeśli spełnione są warunki z art. 20 RODO;
  • prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO — art. 21 RODO;
  • prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — art. 7 ust. 3 RODO;
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. Po wycofaniu zgody Administrator zaprzestanie przetwarzania danych w zakresie, w którym nie ma innej podstawy prawnej do ich dalszego przetwarzania.

Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego. Ich realizacja może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów prawa.

9. Poufność i bezpieczeństwo

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru i zakresu przetwarzanych danych oraz ryzyka dla praw i wolności osób, których dane dotyczą. Żaden sposób przechowywania danych nie zapewnia absolutnego bezpieczeństwa, jednak Administrator podejmuje działania mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub ujawnieniem.

Środki te obejmują w szczególności:

  • ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują go w związku z wykonywanymi zadaniami;
  • zabezpieczenie urządzeń i kont używanych do pracy;
  • stosowanie haseł i dodatkowych zabezpieczeń dostępu;
  • korzystanie z usług informatycznych w sposób uwzględniający ochronę poufności;
  • ograniczanie zakresu przechowywanych danych do niezbędnego minimum.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Strona może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie niezbędne do jej prawidłowego działania, zapewnienia bezpieczeństwa albo prowadzenia statystyk. Pliki cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika przez stronę internetową lub wykorzystywane przez nią usługi. Zakres faktycznie stosowanych plików cookies zależy od konfiguracji strony, WordPressa, hostingu i zainstalowanych wtyczek. Pliki cookies niekonieczne do działania strony, w tym analityczne, jeżeli wymagają tego przepisy, będą uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika. Użytkownik może również zarządzać cookies za pomocą ustawień przeglądarki, przy czym wyłączenie niektórych z nich może wpływać na funkcjonowanie strony. Podstawę prawną dotyczącą dostępu do informacji przechowywanych w urządzeniu końcowym stanowią odpowiednie przepisy ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 399, a przetwarzanie danych osobowych podlega dodatkowo RODO.

11. Sesje online

Sesje online są prowadzone na żywo za pośrednictwem platformy Doxy.me. Administrator nie nagrywa przebiegu sesji. Korzystanie z platformy może wiązać się z przetwarzaniem danych technicznych i informacji niezbędnych do zestawienia oraz utrzymania połączenia, zgodnie z zasadami dostawcy. Administrator weryfikuje warunki korzystania z platformy, zasady przetwarzania danych oraz, jeśli jest to wymagane, dokumentację powierzenia przetwarzania danych.

Klient powinien korzystać z urządzenia i połączenia internetowego, które zapewniają prywatność rozmowy. Nie ma zgody na nagrywanie sesji ani udostępnianie jej treści osobom trzecim bez uzgodnienia z Administratorem.

12. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany przepisów prawa, sposobu prowadzenia działalności, konfiguracji strony internetowej lub używanych narzędzi informatycznych. Aktualna wersja polityki jest publikowana na stronie internetowej Administratora.

13. Podstawowe akty prawne

Politykę opracowano z uwzględnieniem w szczególności:

  1. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), w szczególności art. 5, 6, 7, 9, 13, 15–21, 28, 32 oraz rozdziału V.
  2. Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.
  3. Ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej, w szczególności art. 399, w zakresie cookies i podobnych technologii.
  4. Właściwych przepisów podatkowych i rachunkowych dotyczących wystawiania oraz przechowywania dokumentów księgowych.